SAP BUSINESS ONE El MEJOR ERP PARA LAS PYME

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Sap business one el mejor erp para las pyme

Es muy común, que al inicio de los negocios por cuestión de presupuesto y logística, se adquieran sistemas independientes para cada área de la empresa, sin embargo, si hay crecimiento cada vez será más difícil controlar la información y  la operación al no tener una visión global de la situación del mismo.


Para eso existen los sistemas ERP que quiere decir Enterprise Resource Planning, esto es un sistema que administra absolutamente todos los recursos del negocio y por ende su desempeño.


Existen muchas marcas en el mercado, sin embargo gracias a su composición, módulos que incluyen las buenas prácticas para el crecimiento y administración, SAP es el líder en ERPs, con su solución All in One está enfocado en grandes empresas y  al ver la necesidad de control que tienen las pequeñas y medianas empresas surgió SAP Business One, un sistema que administra las áreas vitales de un negocio de esta dimensión.


SAP BUSINESS ONE Cuenta con los siguientes módulos:

Bancos:

Módulo especializado para el control de pagos, cobros, emisión de cheques, transferencias.

Cuentas por pagar:

Módulo especializado para controlar las facturas de costos y gastos así como establecer políticas para el control de presupuesto asignado para estas cuentas.

Cuentas por cobrar:

Módulo que logra obtener en tiempo real la cartera del negocio por vendedor, cliente o año y así lograr un mejor seguimiento.

Inventarios:

Controla las entradas, salidas, transferencias de toda la mercancía inventariada además de poder verificar a detalle número de serie, lote, caducidades, desplazamientos.

Además este módulo al ser tan importante para el negocio arroja gran cantidad de reportes detallados para el monitoreo y control de existencias.

Ventas y CRM:

Controla todo el ciclo de ventas, desde la prospección hasta el cierre, incluyendo, facturas, cotizaciones, llamadas, seguimiento,

Además permite gran control de la base de datos para búsqueda y segmentación, fácil monitoreo de pipeline y calculo de ventas estimadas.

Planeación y Producción:

 La herramienta de planeación de materiales o conocida como MRP (Material Resource Planning) proporciona información sobre cuanto hay que producir o comprar de acuerdo a la demanda de los productos, tiempos y nivel de inventario por lo que proporciona también el control de costos y tiempos.

Una excelente herramienta de SAP Business One para evitar el desabasto por el contrario el exceso de mercancía en el almacén.

Compras: 

Módulo especializado en las transacciones internas del negocio, administración de cotizaciones, proveedores, devoluciones y notas de crédito.

Contabilidad y finanzas:

Las finanzas de la empresa son el área más delicada del negocio, ya que es un factor decisor para cambios y movimientos de estructura, además que llevamos el control de gastos de impuestos, utilidad y costos.

Este módulo de SAP Business One, permite una integración en tiempo real con los demás departamentos del negocio (módulos de SAP B1) además permite establecer alertas y monitoreo en esta área.

Gracias a el módulo de contabilidad y finanzas se logra dar un excelente seguimiento a los estados de resultados, balance general, flujo de efectivo, balanzas y otros reportes.

Accesibilidad:

SAP Business One ofrece la posibilidad de revisar la información y alarmas de operación desde cualquier dispositivo móvil a través de la app para iOs o Android, por lo que tomar decisiones puede hacerse desde cualquier lugar.

El área de ventas por otro lado puede cotizar, dar información en tiempo real sobre costos, existencias y cualquier dato vital para el cierre de la venta.

Business Intelligence:

El objetivo principal de SAP Business One es administrar y estandarizar procesos en base a las buenas prácticas para mejorar el desempeño de los negocios.

Es por esto que gracias a él es posible monitorear detalladamente y establecer alertas para controlar presupuestos, producción, costos que con otra solución no podría realizarse

Elaborar Dashboards y reportes con Crystal reports y herramientas como Lumira y Hana son algunos de los aspectos con los que se logra este cometido.



El mejor ERP para las PYMES



La pequeña y mediana empresa, están en continuo crecimiento, por lo que necesitan soluciones que se adapten rápidamente a los procesos sin que tengan que detener su operación pero si mejorar la manera en que administran sus recursos y las áreas de la empresa, ya que uno de los retos principales es no perder el control del negocio con la velocidad que el mercado requiere.


Otros ERP incluyen módulos que las PYME todavía no requieren, resulta costoso e ineficiente adquirirlos ya que no se utilizará al 100%, SAP Business One, permite el control de las áreas que tiene una PYME con opciones y especificaciones necesarias para impulsar aún más el crecimiento mediante la calidad de cada una de las acciones que involucran el producto final.

Nos permite también ver a detalle el panorama actual y ahorrar en costos al poder establecer cuanto hay que comprar, como y un control de los gastos que se realizan, algo que comúnmente en las pequeñas y medianas empresas es una fuga de finanzas que pueden llegar a convertirse en un problema.

Al contar con un ERP como SAP Business One en las PYME, es posible tomar mejores decisiones, algo que en muchas de las ocasiones puede ser la diferencia entre crecer o estancarse.


Una PYME con SAP Business One crecerá más rápido que una que no al tener una visión real e integral del negocio y además lo hará más sólidamente debido a que es cuando somos pequeños o medianos cuando debemos aplicar las buenas prácticas del negocio ya que si se espera a crecer costará el doble de trabajo poder adaptar el negocio.

Por último es importante recalcar que este sistema es una inversión a largo plazo que servirá como plataforma hacia el éxito.





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¿Cómo hacer un estado de resultados?

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Cuando somos líderes de algún departamento o negocio, tenemos que tomar decisiones acertadas para lograr un crecimiento y consolidación real del negocio.

Sin embargo una de las disyuntivas más grandes es que para hacerlo tenemos que tener a la mano toda la información posible que nos permita visualizar el negocio por completo o al menos área por área para después integrarlo.

Una de la parte más importante para tomar el rumbo de un negocio es el estado de resultados.

¿Qué es un estado de resultados?

En contabilidad, el estado de resultados, estado de rendimiento económico o estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.
Fuente: Wikipedia.

Y ahora bien ¿Cómo hacer un estado de resultados?

Primeramente lo que hay que hacer es definir el monto total de las ventas netas, separando de preferencia el método de pago con el que se concretaron, es decir, si son a crédito, de contado, plazos etc.. debes contar con reportes con indicadores de ventas que permitan validar que los montos que tengas sean los correctos.



      
                                                                                       
El siguiente paso es determinar el costo total de tus ventas para determinar la utilidad.

Este punto es importante que tengas a la mano el costo de tu producción, es decir materia prima o en el caso que seas únicamente una comercializadora, entonces hay que determinar el costo de las entradas de la mercancía desplazada.

Debes de contar por supuesto con un sistema de inventarios para registrar correctamente el costo de ventas al restarlo obtendrás la utilidad bruta que como sabemos es un indicador para saber si está siendo rentable nuestra empresa.




















Nuestro tercer paso será entonces considerar los gastos de operación, es decir todos aquellos que contribuyen a que se realice una venta y que aunque no lo veas, forman parte del costo de las mismas.

Entre los gastos de operación podemos encontrar:
  • Personal de ventas.
  • Renta de Oficinas.
  • Telefonía.
  • Material para venta.
  • Transporte.
  • Herramientas de venta.
  • Telemarketing.
  • Esfuerzos de marketing.
Una vez que los tengas, deberás restárselos a tu utilidad bruta por lo que ahora si, tendrás ya quitando tus gastos de operación lo que realmente ganaste, si hay pérdida entonces habrá que considerar si es necesario hacer ajustes, comenzar con analizar los gastos de operación es una excelente idea, cuando no se lleva un control adecuado de estos podemos recurrir a malgastar el presupuesto, por lo que es importante poner especial foco en ellos.

El cuarto paso consiste en aplicar los impuestos que debes pagar correspondiente al ingreso operativo. Es decir, debes de calcular cuanto debes de pagar por lo registrado.

Por último restando la cantidad de impuestos ya tienes la utilidad neta que al final es la que determinará si estamos o no teniendo éxito o el crecimiento esperado, por lo general, este dinero es el que se reparte entre los accionistas o si se decide, invertirlo en crecimiento o alguna necesidad del negocio.



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